几年前有机会去藤校上过写作课，虽然当时很多基础的内容对科班出身的A来说已经很熟悉了，但还是一定程度上改变了我的写作习惯和思维。

       甚至这几年过去，写过大大小小的论文，工作之后写过不少数据分析或者工作报告，每次写到big, this, a lot, good, but这些词的时候，都会条件反射地删掉重新写。

       后来题目为什么改成这个呢?如果题目只是“藤校的英文写作课”，你觉得“哦就是讲讲写作的方法的嘛”，但是我发现写作和英文好坏没特别大的关系，尤其是到了一定水平，大家的表达都挺地道的。

       正好这几天，有个在律所的师兄给我发了一段挺长的英文邮件，说你能帮忙看下这封邮件么?这封邮件是回复给国外的客户的，我们在谈报价，我想表达什么什么意思，但是好像对方总是误解我们的意思，来来回回发了好几封邮件了，还是没说明白这个事情。

       听到这A还挺惊讶的，师兄在国外也念过书，英语非常好，逻辑性也是我认识的人中非常强的，为什么会遇到这样的问题?更惊讶的是，据说律所有专门负责对外沟通交流的同事，也是没把这事弄清楚。

       看邮件的时候我大概有点数了，问题真的不出在对方的英文水平高低，比如语法、时态、表达是否地道这些基础概念上，而是表达所体现出来的思维还是中式的，所以别说老外蒙圈了，我看了一遍也是一头雾水，如果不是师兄和我解释了半天background，我可能都不明白什么意思。

       所以问题是：我知道你英文好，但是你真的会写作么?

       其实英文写作，除了小说散文诗歌讲究特定的写作技巧，大部分都非常简单，比八股文还八股文，尤其是职场上涉及到的邮件、报告，更是平铺直叙，大白话白开水一样，讲求效率，衡量的标准是clear and effective。

       Clear指的是表达的信息够清晰，不会产生歧义;Effective是指信息的有效性，给出的都是必要的，不废话，不冗余。达到这样标准的关键在于，写作的时候要有英文的思维方式，也就是人人都会说的“用英语思考”，主要体现在句子顺序，句子之间关系，语言运用这几点上。

       师兄的那封邮件，这几方面都有所表现，A给出了一些建议，再改完之后就是一个比较清晰的版本了，可以很清楚地明白，律所是要干嘛，报价是怎么计算的，包括哪些服务，下一步对方要干嘛，有什么选择。(以后如果失业了，我就靠这个吃饭好了，此处应有笑中带泪的表情)

       以前英文写作零零散散都有提到过(回复“英语”或“写作”查看相关文章)。不过这篇不会讲怎么样表达某个意思比较地道，因为大家肯定都有很多年的英语基础在，这种问题查查词典就好了。

       今天主要讲邮件中、报告里，怎样表达对方能看得懂。甚至我要分享的知识点你都懂，有的也在用，但是用的时候可能没意识到为什么这样用。没有经过专业训练、以及有意识的刻意练习，很难写出清晰的邮件，即使凭着感觉写得出清晰的邮件，也说不清为什么好，好在哪里。

       这篇文章不会告诉你怎么一步步给自己的文章做手术，而是给你一把手术刀，教你怎么用手术刀，怎么审视文章背后的逻辑，然后自己就能大刀阔斧改文章了。之前的知识点或许就像一堆散开的拼图块，而搞懂背后的这些大规律，就能够把这些拼图组合起来刷出the whole picture。

       一. 句子顺序

       各类英语考试中都有阅读理解，大家肯定知道如何从原文中找信息。如果时间有限的话，读开头结尾，时间再多一点的话，再看每一段的第一句和最后一句。

       一篇文章的精华就分解成了以下部分：

       Introduction

       Body (topic sentence+concluding sentence)

       Conclusion

       所以咧?所以写作时候就需要按照这样的方式写啊。你肯定会说这些我都懂啊。但是关键是很少有人真的做到这一点啊。大部分人在表达“老板我需要招人”的时候，还是会这样写：

       老板你好，今年我这边新上的项目，项目可难了，花费精力和时间远远超出了我们之前的预期。我们有几个人在做开发，有几个人在做测试，工作量和工作小时分配如下表，我们已经完成了项目的30%，但是如果项目想在Q1上线的话，照目前的进度我们可能只能完成70%，所以我希望能多招几个人以完成之前我们设置的target。因为这个项目太blabla重要了，你知道的公司老大谁谁谁也讲了我们今年的战略方向是这个，所以整个资源也都应该往这方面倾斜，您说是不是?

       看上去是不是很正常也很符合我们的阅读习惯?按照事情发展顺序和老板讲了一大堆原因合情合理。老板再不给你招人就好像很没人性一样。

       但是!你如果这样发给一个外籍老板，他内心会很崩溃的。因为如果你把这当做阅读理解来看的话，习惯性地就希望在第一句找到这一段话的主要意思和目的。老板看到这段文字的第一句，第一反应不是耐着性子往下读，而是心想“卧槽，这么重要的项目出事了?!”

       直到读到最后才明白，兜这么一大圈子你就是想要人嘛，想要人你早说嘛，人来就能解决的事情还叫事情吗，我还以为项目完不成呢。这种情况下，对方就会觉得你的英文写作不够好。这就是两种思维带来的差异。

       1. 英文写作最重要的就是，开门见山，结论先行。尤其职场中发给老板的邮件和报告，就算不考虑写作习惯，站在老板的角度想的话，时间有限，也应该把重要的信息放在前面。

       其他信息放后边作为观点支撑和信息补充，如果需要了解更多的话，细读就好了，这点其实就体现了两大标准中的effective。这下你知道，英语思维的话，以上应该按这样的顺序写：

       老板你好，我希望能多招几个人以完成之前我们设置的在Q1上线的target。原因如下：1. 项目花费精力和时间远远超出了我们之前的预期。我们已经完成了项目的30%，照目前的进度我们可能只能完成70%。目前我们有几个人在做开发，有几个人在做测试，工作量和工作小时分配如下表。2. 这个项目太blabla重要了，你知道的公司老大谁谁谁也讲了我们今年的战略方向是这个...

       先不论后边的信息如何组织或者加不加数字分隔，但是直接把结论摆在首句，既符合英文写作的习惯，也符合老板的阅读习惯。时间有限的情况下，看第一句就够了。

       2. 除此之外，注意一段只表达一个主要意思/观点，不要在一个观点没表达充分的时候急于加上新的观点，新的观点应该直接另起一段重新阐述。这和上一点是一脉相承的，也是为了信息的有效性。这样就能在每一段的开头结尾直接get到这段的意思而不会遗漏，也不会觉得所有信息庞杂交织在一起让人不知所云。

       这点也是一说都懂，但是明白不等于能做到，因为实际上这样的表达，是要克服很大的表达惯性的。还是举以上给老板写邮件的例子，如果既想表达要人，又要让老板知道现在的项目进展，至少有一半的人都会这样写：

       老板你好，我希望能多招几个人以完成之前我们设置的在Q1上线的target。原因如下：项目花费精力和时间远远超出了我们之前的预期。我们已经完成了项目的30%。这30%的内容包括项目的框架基础搭建，竞品分析，用户分析等前期准备工作，这些工作在每一个重要时间节点的时候，都已经和各合作方沟通过，之前和您review过，也拿到了市场部法务部财务部的审批。

       照目前的进度我们可能只能完成70%。目前我们有几个人在做开发，有几个人在做测试，工作量和工作小时分配如下表。这个项目太blabla重要了，你知道的公司老大谁谁谁也讲了我们今年的战略方向是这个...

       以上橘色的部分告知项目进展，根据英文的写作习惯，压根就不应该出现在这里，应该另起一段专门介绍，也就是说第一段就只谈要人，第二段只写进展。

       虽然上个例子，形式上分成了两段，貌似还挺清楚的，但是根本没有做到“一段只表达一个意思”的标准，而是把信息强行割裂开，用形式上的分段掩盖了写作时的思维混乱，第一段同时混杂了要人和项目进度两方面内容，信息庞杂，思维混乱。

       为什么容易出现这种情况?是因为中英文写作思维的不同。

       中文的写作，很多时候是线性的，就是顺着一条思路一直说下去，从A说到B，从B联想到C，层层递进，大家不会觉得理解上有难度，上文提到项目完成30%，顺着说这30%包括哪些内容，觉得非常顺。

       但英文写作中，更多时候讲究的是并行，你先把ABC点列出来，告诉大家，接下来我要分别阐述A、B、C三个方面的内容了，这三个方面往往也是各自独立的，最好不要你中有我我中有你。

       下图可以表达出这个意思，所以知道了两者区别，你就明白，如果我们用中文的思维带入英文写作中，你的外籍老板就会再次崩溃，你到底要表达什么?因为对方的心理预期和你的不一样啊!

       中文写作：A→B→C

       英文写作：我要写ABC了→A

       →B

       →C

       3. 另外，有些时候如果要分别阐述不同情况的话，把区分的标准写在句首，看起来会更加清晰有逻辑。比如以下两种表达方式，如果是用英文写长句的时候，第二个就更清楚。

       A: We will charge by piece if you order less than 10; We will offer a package price if you order more than 10.

       B: If you order less than 10 pieces, we will charge by piece; if more than 10, we will offer a package price.

       第一种表达完全没有问题，但是实际工作中往往不像上面的例子这样短一眼就能扫完，有时复杂一点的材料，需要好几行英文才表述清楚。

       读者如果看到第四行才看到区分的标准，是会不知所云的，因为信息太长，一句话句末才看到区分的标准，前面的信息早已经忘了讲的是什么。所以，必要情况调一下句子顺序更加便于理解。

       二. 句子之间关系

       工作中，报告、邮件的写作，往往对写作者的逻辑性有更高的要求，需要整合已知的大量碎片信息。加工处理时，我们往往会遵循一定的规则描述事件，比如时间顺序、因果关系。

       英语写作，其实就是句子之间关系的处理。句子之间的关系，无非就是“因果、条件、转折、让步、假设、比较、并列、承接”。

       所以在写作中，信息的组合部署，可以遵循以上八种常用的表达句式，让人很快明白一件事情的来龙去脉。例子还是拿之前文章的，涉及几种句式关系：

       因为我们上一个季度和XX公司的合作比较顺利，(所以)他们打算和我们继续签订下一个季度的合同，不过他们希望在XX条款上做一些修改。

       另外，在之前的条件基础上，如果我们能做到额外的A，他们将会给我们XX折扣;如果我们达到B，他们将会在XX折扣基础上给我们更多的优惠。(这里其实也体现了上文提到的，把区分的标准写在句首这一点。)

       另外，在表达句子之间关系的时候，有两点需要注意。

       1. 不要随意跳过或者忽略只有自己才明白的内容。

       作者和读者的信息量是不对等的，所以写作的时候，应该尽可能地表述完整信息。在帮别人改报告的时候，小A常常发现，有一些因果关系，直接变成了“果”，找不到“因”，这就会让读者觉得困惑。比如：

       A：...老板我们预估不了大致的工作量...

       B：...因为现在还没收齐完各方回复，所以我们预估不了大致的工作量...

       上述例子看上去有点不可思议对吗?但这种例子确实大量存在。因为在上下文中，写出第一种句子是很自然的事情，作者会觉得前文可能已经提到过了，这里你自己能够推测出原因的嘛。

       但实际上，我说过，作者和读者的信息量是不对等的，你知道不代表你的读者知道，老板看到这里，或许能够推测出原因，或许猜测不出原因，甚至猜别的原因：为什么预估不了?是你水平不够吗?是你经验不够吗?因为你信息给的不够准，不是唯一，所以对方会产生理解分歧。

       2. 连接词要表达真实存在的逻辑关系，不要乱用。

       很多时候中文里我们用的连接词，实际上并不是在讲真正的逻辑，只是用于句子连贯，这种情况下，如果直译成英文，就不太合适。举个不是很极端的例子，and和but：

       A：(中文)我在网站上看到这个职位的信息不太全面，但是我真的很想知道具体的...

       B：(英文)我在网站上看到这个职位的信息不太全面，and I'd really love to know the detailed information about...

       中文表达模式中，前后两句话，逻辑上并不是强烈的转折关系，也不是冲突大的叙述;这里的“但是”更多的是强调想了解的语气，起到一种连接的作用。

       但英文写作中，连接词是要体现真实的思维逻辑的，前后既然是接续关系，用and就更加合适，but则用在强烈的冲突或转折中，比如：烤鸭好吃，但烤鸡好难吃。

       这个例子其实不是很极端，因为即使英文用but这么写对方也能明白大致意思。但一些极端的情况下，连接词乱用，表达出来的意思就会非常混乱。这就是为什么有时候，我们自己看觉得意思很清楚能够理解，但是老外却觉得内容confusing。

       用接续词的时候，需要多考虑一下，你确定用得没问题吗?小A是常常写了一长封邮件，又掉头回去把连接词改的改删的删。