• 最新咨询
  • 人气TOP

趣味测试

语言测试 情商测试
职业测试 理财测试

我知道你英文好,但是你真的会写邮件么?(2)

日期:2017-08-28 10:26:25转自:智通才富字体:

三. 语言运用

写邮件、报告时,语言运用要尽量简洁准确,用尽可能少的语言表达清晰,信息不重复不冗余,细化具化,必要的时候辅以数字。

1. 简洁:信息不重复不冗余。

中文里为了加强语气会有大量的修饰语。英文中,一些词本身如果已经包含了这个意思的话,修饰语则不必重复,加上则画蛇添足,显得冗余,比如老板说,今年行情不错嘛,我们明年的目标是,翻10倍!你和同事抱怨说:真是不切实际的幻想啊!

A:What an impractical illusion!

B:What an illusion!

英语中,在表意已经清楚的情况下,无需重复,illusion本身就已经有“不切实际”的意思了,所以不必再加上impractical。同样,比如有同事私下八卦,某个已婚的同事有婚外情,直接说has affairs就好,不必再加上outside his own marriage, 因为affair本身就已有这个意思,无须赘述。英文中有很多类似的词语,检查的时候也要注意下这方面。

2. 准确:细化具化,辅以数字。

回到开头提到的,虽然这么多年过去了,但写作时候遇到一些词,小A还是会条件反射返回去删掉换成别的词,和当时上的写作课分不开。

当时胖胖的写作老师,不允许我们在文中用“big, this, a lot, good”类似的词,每篇文章写完之后,都要用word查找功能把这几个词给搜一遍,全部用其他词替换掉,替换的方式就是要细化、具化。比如this指什么,写出来,this shows that,什么情况表现了什么,写出来。

刚开始当然是很痛苦的,而且当然也怀疑过这样练习的有效性,毕竟一篇8页的文章里不出现一个this基本是不可能的。但这种看似有点矫枉过正的方法,确实能够让大脑形成一种条件反射,以至于每写出一个这样的词的时候就拷问一下自己,是否能够有更好更精准的表达,久而久之,就形成了这种更加细化具化的表达思维。

在职场中写英文邮件、报告,除了以上,还需要尽可能地用数字表达。huge, extremely, a lot, significant, 这些量化的词如果单独使用,看起来会非常可疑,不具有说服力,直接换成对应的数字,30%, 50%, 量化程度。这一点每一个职场人士应该都有最基本的sense。

 

四. 其他

这一部分和写作技巧关系不是很大,太细不太好归入以上几大类中。一些是A自己的总结,一些是better not的建议,但也不是说完全就不能用。

1. 根据读者/目的量体裁衣

遵循重要的放前边说这个规则,把这点放在第一条。这条其实是在写邮件和写报告中,动手之前需要思考的第一个问题。

读者是谁:是你直属老板吗?还是你老板的老板?亦或是大老板?

目的是什么:了解项目进展?还是某一环节出现的问题?还是常规汇报呢?

不同的读者,背景知识不一样,决定了文章中部署信息的多少。不同的目的,决定了你如何去写。比如直属老板对项目的细节了解程度肯定要超过大老板,写给大老板的汇报和写给直属老板的汇报就不一样;解释分析某一环节的问题,和常规汇报的内容肯定也不一样。

写报告的时候,要根据读者和目的的不同,量体裁衣。

2. 段落之间篇幅尽量平衡。

虽然英语论文中这一部分要求相对严格,比如开头结尾不能过长,大致是中间主体任意一个段落的二分之一;但职场邮件和报告中,不必太拘泥,篇幅段落看上去视觉比较平衡就好,避免一些极端的情况,比如第一段十行,下一段就一行。

3. And, But大写放在句首最好避免。

语法上没有错,甚至有人专门在知乎上用学术论文规范讨论过这个问题,一句两句也难以说清楚原因。传统的看法认为不可以,即No conjunction can start a sentence,但现在这么写的也不在少数,反正这么有争议的事情,A是不会去用的。

4. 正式的邮件、报告中,避免用缩写。缩略词另说。

比如It's, I'd, We've。缩略词的话,比如某个项目有简称,出现第一次的时候写全称,出现第二次的话用大写缩略词即可。

5. 区分书面语、口语、俚语。

You know, God knows, kick the bucket 这类都不适合出现在正式的书面语中。如果把握不好一些词语的使用范围,多查一查总没错的。

6. 写完整的句子。使用拼写检查。

不是随意在一个地方加句号就叫一个完整的句子了。(这里好想加个哭笑不得的表情)邮件或者报告写完,至少使用拼写检查查一遍拼写错误。

 

五. 写在最后

有人问,我观察过很多文章,发现有的文章并不是那么严谨?包括文章结构,用词,泛泛的词比如你提到的good, a lot,或是句首就用大写的And, But之类的呀?

当然是这样,不同类型的文章有不同的写法,正式与不正式的文体也会有所区别,我也常常看到纽约时报知名的专栏作家句首就用大写的And。这本来就很正常,每个人都有每个人的写作风格。

但学的时候,刚开始还是要学general practice一些最基础的规范,练熟了以后才能收放自如地应用,慢慢形成自己的语言风格。就像学口语一样,刚学的时候肯定还是希望学RP或者GA稍微标准化的,时间长了之后才会去模仿自己喜欢的演员口音,没有听说谁上来就要直接学某个口音。

 

六. 题外

这篇文章从构思到写完,修修补补花了好几天,翻了不少以前上课的笔记还有教课的课件,也回忆了很多好玩的事情。以上是小A的一些心得总结,希望能够帮助到你重新审视职场中的英文邮件、报告写作。

顶

0 次

踩

0 次

0 次

关键词:  


返回英创顶部